Externe Gäste im Hotel-Spa

Wie Du sie gewinnst, langfristig bindest und dennoch Kapazitäten für Hotelgäste wahrst

In vielen Hotelbetrieben ist das hauseigene Spa nicht nur ein wichtiger Wohlfühlfaktor für Übernachtungsgäste, sondern auch ein potenzielles Wellbeing-Erlebnis für externe Gäste. „Extern“ bedeutet hier: Personen, die nicht im Hotel übernachten, aber das Spa nutzen möchten. Richtig gemanagt können diese Tages- oder Abendgäste für zusätzliche Umsätze und eine bessere Auslastung sorgen. Doch gleichzeitig birgt diese Zielgruppe Herausforderungen, insbesondere was die Kapazitätsplanung betrifft. In diesem Guide erfährst Du, wie Du externe Gäste erfolgreich gewinnst und langfristig bindest, ohne dabei Deine Hotelgäste zu vernachlässigen.

Externe Gäste im Fokus: Chancen und Risiken

Warum sind externe Gäste so interessant?

Zusätzliche Einnahmen: Tagesgäste können vor allem in umsatzschwachen Zeiten (z. B. unter der Woche) die Kasse klingeln lassen.
Mundpropaganda und Reichweite: Externe Gäste teilen ihre positiven Erfahrungen häufig im Freundeskreis und auf Social Media.

Was sind die Risiken?

Kapazitätsengpässe: Wenn zu viele externe Gäste das Spa bevölkern, fühlen sich Hotelgäste möglicherweise gestört oder nicht ausreichend wertgeschätzt.
Logistischer Mehraufwand: Mehr Gäste bedeuten mehr Koordination bei der Terminvergabe, mehr Handtuch- und Bademantelservice sowie einen höheren Personalaufwand.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, ein ausgewogenes Verhältnis zu finden. Dein Ziel ist es, Deine Ressourcen optimal zu nutzen, ohne die Bedürfnisse Deiner Hotelgäste zu vernachlässigen.

Kapazitätsmanagement: So hältst Du die Balance

Vorab-Reservierung für Hotelgäste:

Reserviere in Spitzenzeiten (z. B. an Wochenenden oder Feiertagen) vorrangig Plätze für Hotelgäste.
Kommuniziere klar, welche Zeitfenster für externe Gäste zur Verfügung stehen und weise frühzeitig auf mögliche Kapazitätsgrenzen hin.

Dynamische Preisstruktur:

Passe Deine Spa Preise je nach Wochentag und Uhrzeit an. In umsatzschwachen Zeiten (z. B. montags bis donnerstags) kannst Du Rabatte gewähren, um mehr externe Gäste anzulocken.
An Wochenenden oder in der Hauptsaison, wenn das Hotel gut ausgelastet ist, kannst Du höhere Preise für externe Gäste verlangen, um eine Überbuchung zu vermeiden.

Kontinuierliche Nachfrageanalyse:

Nutze ein Buchungssystem oder Auslastungstools, um immer den Überblick zu behalten. So erkennst Du schnell, wann Kapazitäten knapp werden, und kannst rechtzeitig gegensteuern.

Vielfältige Mitgliedschaftsmodelle: Flexibilität für unterschiedliche Bedürfnisse

Eine attraktive Möglichkeit, externe Gäste langfristig an Dein Spa zu binden, sind maßgeschneiderte Mitgliedschaftsmodelle. Je nach Interesse und Budget Deiner Gäste kannst Du verschiedene Varianten anbieten:

Massage-10er-Stempelkarten
- Ideal für Gäste, die regelmäßig Massagen buchen möchten.
- Nach zehn Massagen ist zum Beispiel die elfte gratis oder es gibt einen Rabatt auf zusätzliche Anwendungen.
Gym-Only-Mitgliedschaft
- Biete ein Fitnessstudio-Abo an, das den Zugang zum Spa-Bereich optional beinhaltet.
- So erreichst Du auch sportaffine Zielgruppen, die primär am Training interessiert sind.
Sauna- und Pool-Pass
- Eine Mitgliedschaft, die den uneingeschränkten Zugang zu Sauna und Pool ermöglicht.
- Attraktiv für lokale Gäste, die gern regelmäßig entspannen, aber nicht unbedingt Massagen oder Kosmetikbehandlungen nutzen wollen.
Kombination mit Frühstück oder Abendessen
- Biete Pakete an, bei denen eine Spa-Nutzung mit einem Frühstücks- oder Dinner-Angebot im Hotelrestaurant kombiniert wird.
- So förderst Du den Absatz in anderen Bereichen Deines Hotels und schaffst ein Rundum-Wohlfühl-Erlebnis.

Tipp: Durch verschiedene Preismodelle (z. B. Monats- vs. Jahresmitgliedschaften, Stempelkarten oder All-inclusive-Pässe) kannst Du unterschiedliche Zielgruppen ansprechen und Deine Auslastung steuern.

Angebotsgestaltung: Mehrwert durch kleine Details

Nudges für die Gäste

Zeitgesteuerte Boni: Biete speziellen Early-Bird- oder Late-Night-Tarif an, um die Auslastung über den Tag zu verteilen.
Verlockende Upgrades: Wenn Gäste eine einfache Sauna-Nutzung gebucht haben, kannst Du ihnen gezielt ein Upgrade auf ein größeres Paket (z. B. Sauna + Massage) zum vergünstigten Preis anbieten.
Gutscheine und Specials: Gestalte attraktive Gutscheine (z. B. „Spa & Breakfast“ oder „After-Work-Spa mit Cocktail“) und weise bei der Buchung auf mögliche Upgrades hin.

Personalisierung als Schlüssel

Frag Deine Gäste nach ihren Vorlieben und biete entsprechende Services an: bestimmte Düfte, Massageöle oder Musikrichtungen.
Sammle Feedback und lade die Gäste aktiv ein, ihre Wünsche zu äußern, damit Du sie beim nächsten Besuch überraschen kannst.

Marketing & Kommunikation: Präsenz zeigen und Vertrauen schaffen

Zielgruppenorientiertes Marketing

Social Media & Online-Bewertungen: Zeige Bilder von entspannten Gästen, schönen Spa-Räumen und besonderen Angeboten. Bitte Deine zufriedenen Stammgäste, positive Bewertungen auf Google oder TripAdvisor zu hinterlassen.
Lokale Partnerschaften: Kooperiere mit Fitnessstudios, Kosmetiksalons oder Restaurants in der Region, um neue Zielgruppen anzusprechen.
Events & Specials: Organisiere regelmäßige Themenabende (z. B. „Ladies Night“, „Sauna und Sushi“) und vermarkte sie über Newsletter und Flyer.

Transparenz und klare Kommunikation

Mach schon auf Deiner Website deutlich, welche Zeitfenster Hotelgästen vorbehalten sind und wann externe Gäste besonders willkommen sind.
Weise auf die Möglichkeit von Vorab-Reservierungen hin, um Enttäuschungen bei spontanem Erscheinen zu vermeiden.

Servicequalität & Team-Expertise

Ausgebildetes Personal

Setze auf ein Team, das fachlich kompetent und gleichzeitig empathisch ist. So fühlen sich sowohl Hotelgäste als auch externe Gäste gut aufgehoben.
Biete regelmäßige Schulungen zu Massagetechniken, Saunaregeln und Hygiene an.

Gastfreundlichkeit als oberste Priorität

Egal ob Hotelgast oder externer Gast: Ein Lächeln und eine persönliche Ansprache schaffen Vertrauen und Sympathie.
Stelle sicher, dass Dein Team immer über aktuelle Angebote, Aktionen und freie Kapazitäten Bescheid weiß, um spontane Fragen kompetent beantworten zu können.

Fazit: Mehr Umsatz und Gästezufriedenheit durch kluge Steuerung

Externe Gäste können Deinem Hotel-Spa zu einer gleichmäßigeren Auslastung, zusätzlichen Einnahmen und höherer Bekanntheit verhelfen. Wichtig ist, dass Du dabei die Bedürfnisse Deiner Hotelgäste nicht aus den Augen verlierst. Mit einem durchdachten Kapazitätsmanagement, dynamischen Preismodellen und attraktiven Mitgliedschaftsoptionen erreichst Du eine Win-win-Situation: Hotelgäste behalten ihre Privilegien, während externe Gäste zu wiederkehrenden Kund:innen werden.

WellYo unterstützt Dich dabei, diese Balance zu finden und ein maßgeschneidertes Konzept für Dein Hotel-Spa zu entwickeln. Wir beraten Dich nicht nur in puncto Marketing und Angebotsgestaltung, sondern analysieren auch Deine Kapazitäten, um sicherzustellen, dass Deine Ressourcen optimal genutzt werden.

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